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南国七星彩票论坛物资采购管理制度

 

院字(2015)01号  

 

物资采购是学院为教学和学生、教师生活提供物质基础的商业行为。学院后勤管理处物资采购科是学院指定的唯一履行职责的单位。

为使学院采购制度化、科学规范化、公平、公正、公开、以优质优价取得货真价实的各类物资,降低采购成本,节约采购费用,特制定本制度。

一、范围

本学院所有物资的采购,包括固定资产类(含教学仪器、实训设备、低值资产类、计算机设备及软件、办公桌、传真机、发电设备、专用交通工具、灯光音响设备、图书资料、电梯、生活用衣柜等)与非固定资产类(如低值易耗品、办公用品、电脑耗材、实训材料、维修材料等)的采购。

  二、采购流程

1低值易耗品、低值资产类物资:如办公常规消耗品、低值资产类:如办公设备、家俱、影像设备、图书等。

申报单位填写(申购计划单)

资产管理处审核申报

分管院领导审核签署意见

院长审批

 

 

 

 

 

 

财务总监审批

计财处核准预算费用

资产管理处处长审核申报

物资采购科对比核价、预算金额

 

 

 

 

 

 

下单登记、确认

采购

仓库验收入库

各申请单位领取

2、后勤维修材料 :(水电耗材、五金零件等

维修申报材料明细

总务科审核确认

采购科核价、预算

处长审核申报

 

 

 

 

 

 

入库验收

采购

下单登记、确认

财务总监审批

 

 

 

 

 

 

开票领取使用

 

 

 

 

 

 

 

 

 

维修抢修急件累计金额不超过500元内的材料可由资产管理处处长口头请示财务总监,同意后购买。费用计于当月维修费预算内。

3固定资产

  学院固定资产投资 万元以上必经下述程序申报、待批。各教学系部申报于教务处、各行政单位申报于院办。专业评审由计财处、相关专业人员、资产处等派员参加。

学院固定资产类,包括实训室10000元以上价值的仪器、设备,以及交通工具、单项共用设施和专项教学设施、设备投资,如校园网、语言设备、设施,动漫教学系统等。

申请单位提交申请购买计划,同时提交可行性分析报告

主管部门负责人签署意见

分管院长审核提交

 

 

 

 

 

 

院董事长核批

院长审批或报董事会

分管院长签署评审意见

院长办公会、专业评审

 

 

 

 

 

 

采购科市场调研比价、选定供货商

资产管理处处长审查并提交市场考查情况汇报

财务总监审批

签定合同

 

 

 

 

 

 

固定资产登记入账

交付申请单位使用

安装、调试或验收

进入交易程序

               

三、财务报销、固定资产验收入账

1、低值易耗品、低值资产类物资的财务报销。

物资采购科经办人员凭已批采购申报预算和已批采购计划、发票、进仓单填写,《广州南国七星彩职业学院报销单》,经审核后在规定的时间完成各项批复手续后到财务报销。

2、固定资产付款、验收、登记入账。

 固定资产签定合同后,进入交易程序。物资采购科应严格按合同要求,逐级申报应付款项,待批后支付应付货款。合同执行完结,经验收双方签字,物资采购科按照合同金额索取发票,物资采购科凭发票、验收单或验收报告、资产入账单等经计财处审核、财务总监审批后方能报销,同时进入固定资产账。

使用部门物资的到货验收:使用部门的负责人和技术专业人员、现教中心、后勤管理处、计财处按送货清单及时核对货物的品名、型号、规格、数量、使用说明书等进行验收合格后并在物资验收单上签名。

   零星物资的到货验收,由后勤管理处资产管理科物资仓库保管员按送货清单及时核对货物的品名、型号、规格、数量,并在物资验收单上签名。

固定资产的台账。仓库、使用部门、资产管理科、计财处分别要建立台帐,专人负责管理,资产管理科和计财处每年跟仓库、使用部门对帐一次。

  四、采购宗旨和原则

     采购人员要树立一切为教学服务的宗旨,要严格履行自己的职责。本着“节约、适用、适量”的要求,在寻求主渠道供货商的工作中一定要“货比三家”,同等质量看价格、同等价格看服务,最后核准供应商,签定供货合同。采购人员不得私自订购和盲目进货。在重质量、守诚信、遵合同、售后服务好的前提下选购优质优价的物资,充分发挥买方市场优势,实行送货验收制、隔月付款的结算办法,合理库存。做到按时、按量、及时供货,不得无故积压或拖延办理。

我院最高决策机构是学院董事会,其主要职能是对各部门申请立项的报告,结合本学院的发展及规化作出合理的决策,同时学院在作重大采购决策前一定要安排专家组、相关申购部门、招投标采购领导小组、物资采购部门进行论证作出正确的决策,必须经董事会审批决策。根据申购项目的性质、金额5万元以下物资采购由后勤采购部门办理、使用部门、后勤管理处处长、计财处、分管副院长、院长审批;单项物资金额5万元(含5万元)以上的物资采购均实行招投标、物资采购由后勤采购部门办理、使用部门、后勤管理处处长、计财处、分管副院长、院长、董事长审批。

五、招投标管理办法

为了进一步完善规范物资采购行为的公信力,确保上述行为的公平公正公开原则,结合民办学校的属性及本院的实际情况,特制定学院招投标管理办法。

物资采购招投标

1.学院成立“采购招标工作小组”以分管计财、后勤副院长为主,后勤处、现教中心、计财处及项目实施单位负责人参加。参照政府采购招投标管理模式进行商业招投标工作。

2.物资采购以获批计划书所例的物资名称、型号与规格,技术参数、数量为依据。单项计划资金50,000元(含50,000元)以上的物资采购均实行招投标。由学院招标工作小组按规范进行邀标、评标、定标。

3.凡通过论证符合招投标采购的通用物质采购,由学院招投标工作小组在网上公告采购招标信息,进行三至五家邀标申请,然后按规范及程序进行评标、定标。

凡符合招投标采购的专用、定向物质采购,由项目申报单位提供同类产品供货单位2家以上进行议标。

4.已中标的采购计划,交由后勤处采购部门按标底签定采购合同,并申报学院领导逐级审批。

5.非招标采购的物资,由项目申报单位专业人员会同后勤处采购部门,在市场进行货比三家论值论价,择优签定合同,报院领导逐级审批。专业性强的科技产品(软件)采购,采取议标形式由学院招标小组把关。

6.计划物资的采购,项目负责人必须对商业合同中技术指标、售后服务等条款认可签字并承担相关责任。

7.本管理办法由学院招标工作小组解释,凡与本办法不符的,按本办法执行。

六、 采购方式:

采购部门、采购代理机构对采购货物、工程和服务的采购方式:

现金采购 :

现金采购是指使用现金在市场上直接进价采购的方式。

现金必须同时满足下列条件和要求:

1、单批次采购金额不超过5000元;

2、同一品种物资月累计采购不超过8000元;

3、季度采购金额不超过50000元;

4、现金采购要及时开票报销,报账时间不得超25个工作日;

5、无法形成批量和签订协议的。

定点采购: 

定点采购是指无法形成批量采购的零星物质从相对固定的供应商进行采购的方式,需符合满足以下条件和要求:

1、生产和建设常用低值易耗品类零星物资;

2、每批次物资需要市场询价,且价格低于市场价格;

 3、学院对供应商进行审察及考核附和条件的;

4、和学院有采购业务往来的优质供应商;

5、按季度进行结算;

6、政府主管单位指定的。

   竞争性谈判采购:

1、招标后没有供应商招标或者没有合格标的,或者重新招标未能成立的;

2、技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;

3、非采购人所能预见的原因或者非采购人拖延造成采用招标所需要时间不能满足用户紧急需要的;

4、因艺术品采购、专利、专用技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算价格总额的。

    单家戓单一来源采购

    单家谈判采购是指单一一家供应商进行采购的方式。

符合下列条件之一的可以单家谈判采购:

1、涉及专利保护,受自然地域环境限制或供应商具有技术专有技术的物质采购;

2、应对抢险救灾紧急情况的物质采购;

3、对技术与有特定要求,经过论证认为只有从单一供应商进行采购,才能满足生产、建设顺利实施的情形;

4、设备后续用零配件,其他厂家不能替代而必须从原供应商处采购的情形;

5、所采购商品国内或国外独此一家生产的;

6、近期(2个月内)已采购且市场价格波动不大,并确保本次采购单价不超过最近合同单价的相同物资。

   询价采购:

1、邀请3家以上供应商或承包商采用保底报价;

2、需用物资为通用性、标志性、可比性强,技术规格简单,市场价格相对透明的材料类物质;

3、每一供应商或承包商只许提出一个报价,报价的提交形式,可以采用电传或传真形式。

   战略性合作伙伴采购:

1、与目标供应商有战略性业务合作的;

2、学院和供应商就关键技术问题进行交流;                                               

    3、 实地帮助供应商解决技术、经营困难。

   招标采购:

1、公开招标采购:是指招标人或招标人委托具有资格的代理机构的招标公告方式邀请不特定的供货商参与投标的采购方式;

2、邀请招标采购:是指3家及以上具备承担招标项目能力,资信良好的特定法人或其他组织发出招标邀请书,邀请其参加投标的方式;

3、单批次物资估计金额达到10万元以上,且不具备本办法规定的其他采购方式运用条件的,必须采取招标方式进行采购。

 

   招投标流程:

1、发布招标公告;

2、根据招标公告向招标公司报名,购买资格预审文件;

3、根据资格预审文件要求,完成资格预审申请文件的制作,在规定时间内交到招标公司,进行预审;

4、通过预审后,在招标公司通知,购买招标文件;

5、在规定时间完成招标文件的制作,并在招标当日进行文件开启,进行招标;

6、招标完成后3日内,招标公司通知或者在网上公布招标结果;

7、跟中标单位联系,鉴定合同。

邀标流程:

1、向不少于3家符合相应资格条件的供应商发出邀请;

2、单位招标评标小组或采购小组在投标截止时间内收到投标;

3、开标后,要评标小组或采购小组结合评标方法进行评标,并将评标结果提交招标领导小组裁定;

4、确定中标人后,给中标人发中标通知书。

七、采购条例

1、严格遵守采购规范流程办事,随时掌握市场行情动态。

参考过去采购记录或厂商提供的资料,精选三家以上的供应商进行询价、比价,经分析后议价,确定主渠道供货合作单位,以享受最优惠价格,可换货、退货、送货等为基本条件签定供货合同,确保及时按质按量地采购到所需物资。

2、严格供应商选择、评价、甄选以保证供应商供货最好质量、最优惠价格。

供应商选择标准

1、资质、证照齐全、经营品种、经营方式、范围与证照一致;

2、经营品种与我院采购物品一致,属主渠道供货单位;

3、具有良好的诚信、质量保证,具有良好的售前、售后服务能力和服务意识;

4、良好的财务状况,至少可以给予30天以上账期;

5、相对有利的供货地理区位,合作态度积极;

6、法律、行政法规规定的其他条件。

技术工程供货商标准

1、资质证明:证照齐全,经营方式、技术范围与证照一致;

2、技术力量雄厚,具有技术施工样板参考,具有良好的诚信、质量保证,具有良好售前、售后技术服务能力和服务意识;

3、同行业价格优惠、质量上乘、品牌优先、具有一定的技术施工经验;

4、有利于售后技术质量服务的地理区位和积极负责的合作态度;

5、良好的公司人员组织结构和良好的财务状况;

6、对一些专业性单一品种物资的采购,也要本着质量好、价格合理、服务优良的原则,寻求专业渠道供货单位,签定供货意向,以保证长期稳定的关系。对每种物品的采购可允许有两家以上的供货商,防止一家出现问题影响采购和市场采购周期;

7、对大宗物资或设备的采购,要依据采购程序逐级申报后办理;

8、所有采购物资均要进行主渠道供货,以确保物资的专业性和质量保证,主渠道供货商通过比较甄选后签定一年供货时间,年底考评后再续签供货合同;

9、科学、客观、认真地进行收货质量检查,技术工程式完工后组织专业人员参加的验收组进行验收,并出具验收报告;

10、采购物资在条件相同的前提下,应在已签定合同的供货方购买,不得随意变更供应商。

11采购人员需认真分析采购工作,改进流程、规范采购标准,提出有助改进公司和供应商服务水平的建议。

12采购人员要负责对物资使用随时回访,了解物资的使用情况,质量是否合格。如发现质量问题,及时与供应方联系退换,对不守信誉、质量无保证的单位,不再合作。

13、采购人员要及时报帐,所有费用均需发票核销,不许拖拉压票影响财务部门结帐。

14、采购人员每月需填报《采购结算统计表》。

15、建立重要供货方质量档案、设备价格信息档案,以有效地控制和降低采购成本并保证采购质量。

16、建立采购合同及相关文档的存档工作。

八、采购特殊情况

1、采购经办人员采购时由于客观原因不能按时完成申请计划的项目应及时与申请部门沟通,以协调解决办法;

2、采购申请部门在采购过程提出撤消采购申请时,采购经办人员要及时转入撤消程序,即中止本次采购作业,并在相关单据上加盖撤消章;

3、若使用部门在使用中才发现采购物品有质量等问题,需及时反馈,由采购部妥善解决,可按合同及时进行换货、退货;

4、因供应商的原因导致物资不及时或质量不合格,均严格按合同来追究其责任;

5、急购物品, 可按使用部门要求的时间及时采购,但均需分管物资采购的领导批核后方可执行;

6、技术性或特殊要求的物品派专业技术人员支持和把关。

九、采购人员守则

1、自洁自律,严守工作纪律;不接受供应商礼金、礼品和宴请;

2、对采购工作要有高度的责任感和事业心,对所分配的采购任务要认真负责、吃苦耐劳,提高工作效率,不可借外出购物办私事,否则一经发现严肃处理;

3、采购人员要全面掌握各种物资的使用性能、使用部位、规格型号等,分析掌握市场行情,做到心中有数、业务熟练;

4、敬业爱岗精神,遵守财经纪律,对所购进物品的质量、数量、价格等认真负责;

5、杜绝损公肥私、中饱私囊,对营私舞弊、收受回扣或工作不负责任造成重大失误、经济损失者,由当事人悉赔,并处于二倍罚款,并据性质恶劣程度给予警告、记过、降职、调离或开除处分;涉嫌犯罪的,移送司法机关处理;

 6、故意浪费学校财物,数额较小的处记过处分并调离岗位,数额较大的给予开除处分,数额巨大的,给予开除处分并交由司法机关处理。

十、采购监督
1、资产管理处领导监督执行;

2、学院各申报部门可定期和不定期对采购部门的程序、采购的数量和成本价格进行审核,以及采购过程中发生的一切财务事项向计财处进行审计。

十一、本规定未尽事宜,可作补充或修改。

十二、本规定的解释权归资产管理处。

十三、本规定自二O一五年    日起生效。

 

广州南国七星彩职业学院

0一五年十一月十二日 


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